Algemene bepalingen
1.1 Deze voorwaarden en privacybepalingen zijn van toepassing op alle online boekingen die via deze website worden gedaan met behulp van de boekingsmodule (hierna: ‘boekingssysteem’).
1.2 De website en het boekingssysteem worden beheerd door Team Natuur- en Milieueducatie van gemeente Haarlem, gevestigd te Kleverlaan 11 Haarlem. (hierna: ‘wij’ of ‘ons’).
1.3 Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Doel van gegevensverwerking
2.1 Bij het maken, beheren en afhandelen van boekingen via het boekingssysteem verwerken wij persoonsgegevens. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doelen:
- Het mogelijk maken en administreren van uw boeking;
- Het verzenden van (bevestigings-) e-mails, herinneringen en eventuele wijzigings- of annuleringsberichten;
- Het beantwoorden van vragen en het verlenen van klantenservice;
- (Indien van toepassing) het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
- (Indien u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven) het verzenden van nieuwsbrieven en aanbiedingen.
Categorieën persoonsgegevens
3.1 Afhankelijk van de door u gekozen dienst of boeking kan het gaan om onder meer de volgende gegevens:
- Voor- en achternaam;
- Adres- en woonplaatsgegevens;
- Naam school;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- Gegevens over uw boeking (zoals datum, tijd, locatie, type dienst/product, aantal personen);
- Eventuele aanvullende informatie die u vrijwillig verstrekt in opmerkingen- of formuliervelden (bijvoorbeeld dieetwensen, voorkeurslocatie, aanvullende contactgegevens).
3.2 Wij vragen geen gegevens die niet nodig zijn voor het uitvoeren van de boeking, tenzij u deze vrijwillig verstrekt.
Rechtsgronden voor verwerking
4.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst: om uw boeking tot stand te brengen en uit te voeren;
- Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld fiscale administratie;
- Gerechtvaardigd belang: voor interne administratie, beveiliging en het voorkomen van misbruik van het boekingssysteem;
- Toestemming: voor zover u expliciet toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven.
Bewaartermijnen
5.1 Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
- Boekings- en facturatiegegevens bewaren wij zolang als wettelijk vereist is (bijvoorbeeld op grond van fiscale bewaarplichten, doorgaans 7 jaar);
- Communicatie en klantenservicegegevens bewaren wij zolang dat nodig is om uw vragen af te handelen en eventuele geschillen te kunnen behandelen;
- Gegevens die op basis van toestemming zijn verkregen (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven) bewaren wij totdat u uw toestemming intrekt.
5.2 Na afloop van de bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Verwerking binnen het boekingssysteem
6.1 Het boekingssysteem draait op onze website en gebruikt een database om uw boekings- en klantgegevens veilig op te slaan.
6.2 Toegang tot de gegevens is beperkt tot medewerkers en/of verwerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden (bijvoorbeeld planning, administratie, klantenservice).
6.3 Met eventuele externe dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken (zoals hostingproviders, e-mailservices en betaalproviders) sluiten wij verwerkersovereenkomsten om te waarborgen dat uw gegevens zorgvuldig en AVG-conform worden verwerkt.
Beveiliging van uw gegevens
7.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, zoals:
- Gebruik van beveiligde (versleutelde) verbindingen waar mogelijk;
- Beperkte toegangsrechten tot het boekingssysteem;
- Wachtwoordbeveiliging en, waar mogelijk, extra beveiligingslagen voor beheerdersaccounts;
- Regelmatige updates van software en beveiligingscomponenten.
7.2 Geen enkele vorm van elektronische communicatie of opslag is 100% veilig. Wij streven echter naar een passend beveiligingsniveau in verhouding tot de risico’s.
Gebruik van Cloudflare Turnstile
8.1 Om misbruik (zoals spam en geautomatiseerde aanvragen) van formulieren en het boekingssysteem te voorkomen, maken wij gebruik van Cloudflare Turnstile, een dienst van Cloudflare, Inc.
8.2 Wanneer Turnstile wordt gebruikt, kunnen door Cloudflare bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals het IP-adres, informatie over uw apparaat en browser, datum en tijd van uw bezoek en interacties met het formulier. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om te beoordelen of een formulierverzoek afkomstig is van een legitieme bezoeker en om onze formulieren te beschermen tegen misbruik.
8.3 De verwerking van deze gegevens vindt plaats door Cloudflare als onafhankelijke aanbieder. Op deze verwerking is de privacyverklaring van Cloudflare van toepassing, inclusief de specifieke Turnstile Privacy Addendum. Meer informatie vindt u in de Cloudflare Privacy Policy en het daarin opgenomen Turnstile-gedeelte.
8.4 Het gebruik van Cloudflare Turnstile is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om onze website en het boekingssysteem te beveiligen en misbruik te voorkomen, in lijn met AVG artikel 6 lid 1 onder ‘f’.
Cookies en vergelijkbare technieken
9.1 De website en het boekingssysteem kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken om de website technisch goed te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, statistieken bij te houden en gepersonaliseerde content te tonen.
9.2 Voor zover wettelijk vereist, vragen wij uw toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
Uw rechten op grond van de AVG
10.1 U heeft onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens: inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar.
10.2 U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar nme@haarlem.nl.
10.3 Indien u toestemming heeft gegeven, kunt u deze op elk moment intrekken.
Verwijdering van uw gegevens op verzoek
11.1 U kunt ons op ieder moment verzoeken om uw persoonsgegevens die via het boekingssysteem zijn opgeslagen te laten verwijderen, voor zover wij daartoe niet wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.
11.2 Na ontvangst en beoordeling van uw verzoek zullen wij uw gegevens verwijderen of anonimiseren, u informeren en eventuele verwerkers verzoeken dit eveneens te doen.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
12.1 Het kan voorkomen dat uw gegevens door ons of door onze dienstverleners worden opgeslagen of verwerkt buiten de EER.
12.2 In dergelijke gevallen zorgen wij voor passende waarborgen, bijvoorbeeld via standaardcontractbepalingen of andere door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen.
Klachten en toezichthouder
13.1 Indien u vragen of klachten heeft over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via nme@haarlem.nl of bel 023-5114702.
13.2 U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze voorwaarden en privacyverklaring
14.1 Wij behouden ons het recht voor deze voorwaarden en privacyverklaring te wijzigen. Eventuele wijzigingen worden op deze website gepubliceerd.
14.2 Indien de wijzigingen ingrijpend zijn, zullen wij dit zo mogelijk aan u kenbaar maken via e-mail of een melding op de website.
Wie mag gebruikmaken
15.1 De diensten zijn bestemd voor basisscholen en medewerkers van BSO’s.
15.2 Gebruikers moeten werkzaam zijn bij een instelling in gemeente Haarlem of gemeente Zandvoort.
15.3 Voor het aanvragen van onze diensten en producten voor scholen is het verplicht een account aan te maken op de website.
Reserveren, ophalen en levering
16.1 Reserveringen verlopen via de website. Per product gelden de op de productpagina vermelde maximale uitleentermijnen.
16.2 Gebruiker kan kiezen tussen ophalen bij het hoofdkantoor of levering naar de eigen locatie binnen gemeente Haarlem & Zandvoort.
Uitleentermijn en retourneren
17.1 De maximale uitleentermijn per product is in te zien binnen de reserveringstool.
17.2 Te laat retourneren zonder geldige reden of overleg kan leiden tot kosten; de berekening wordt vooraf bekendgemaakt.
Aansprakelijkheid en schade
18.1 De gebruiker is aansprakelijk voor schade of verlies door oneigenlijk gebruik.
18.2 Bij schade wordt uitgegaan van vervangingskosten, vastgesteld via een vooraf bepaalde methode.
18.3 Wij zijn als aanbieder niet aansprakelijk voor indirecte schade, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
Gastlessen en excursies
19.1 Worden uitgevoerd op de afgesproken datum en tijd.
19.2 Indien een gastles of excursie door onvoorziene omstandigheden niet kan doorgaan, streven wij naar een alternatieve datum.
19.3 Reserveringen voor gastlessen en excursies zijn pas definitief na bevestiging vanuit het team.
Annulering en wijziging
20.1 Annulering of wijziging van een reservering kan per e-mail of telefonisch.
Intellectueel eigendom
21.1 Alle lesmaterialen en documentatie zijn auteursrechtelijk beschermd.
21.2 Scholen mogen materialen intern gebruiken; delen met externe partijen alleen na schriftelijke toestemming.
Wijziging van de voorwaarden
22.1 Wij behouden ons het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.
22.2 Wijzigingen worden gepubliceerd op de website met vermelding van de ingangsdatum.
Opschorting en beëindiging
23.1 Wij kunnen een account opschorten of beëindigen bij misbruik, niet-naleving van deze voorwaarden of onbetaalde vorderingen.
23.2 Voorafgaande waarschuwing wordt gegeven tenzij onmiddellijke opschorting noodzakelijk is.
Overmacht
24.1 In geval van overmacht zijn wij gerechtigd verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden zonder aansprakelijkheid.
24.2 Onder overmacht wordt verstaan oorlog, pandemie, natuurrampen, storingen bij derden, en andere onvoorziene omstandigheden buiten onze macht.
Contactgegevens
Team Natuur- en Milieueducatie gemeente Haarlem
E-mail: nme@haarlem.nl
Telefoon: 023-5114702